Sales Reporting – Schlank ist besser

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Geschrieben von am in Informationsmanagement, Produktivität

lots-of-reportsEs gibt viele Gründe dafür, warum Verkäufer und Verkaufsmanager Reporting als wenig erfreuliche Aufgabe empfinden und warum das Reporting oft Anlass für Ärger und Konflikte bietet. Ich habe noch niemanden getroffen, der mit Begeisterung Reports schreibt und dennoch ist das Berichteschreiben für die meisten unter uns eine unvermeidliche Aufgabe.

Verkäufer empfinden Reporting als Verschwendung wertvoller Zeit, die sie besser mit ihren Kunden verbringen würden. Deshalb verdammen sie es oftmals als unnötige Bürokratie. Manager sind hingegen frustriert, weil sie die von Ihnen benötigten Berichte nicht termingerecht erhalten und deshalb immer wieder nachfassen müssen. Oder sie erhalten zu lange Berichte, in denen die wirklich wichtigen Informationen unter Bergen unwichtiger Details und Geschichten vermischt mit überflüssigen Kommentaren vergraben sind.

Niemand ist so richtig glücklich mit ihnen, aber jeder muss mit ihnen leben. In nahezu allen Unternehmen gibt es irgendeine Form von Berichtswesen im Verkauf. Warum  schaffen sie es nicht einfach ab? Ganz einfach: Weil sie es brauchen.

Berichte werden sowohl für die Führungskräfte als auch von den Verkäufern selbst benötigt. Ein gutes Berichtswesen muss deshalb beiden dienen. Manager müssen Entscheidungen für den von Ihnen verantworteten Bereich treffen, unabhängig davon, ob es sich um das ganze Unternehmen handeln oder aber die Verkaufsabteilung einer Sparte. Es betrifft die tägliche operative Arbeit genauso wie langfristige strategische Planungen. Die Berichte haben dabei die Aufgabe, Manager mit den notwendigen Informationen zu versorgen.

Die wichtigste Information für das operative Tagesgeschäft sind wohl die Forecasts. Stimmen die Zahlen? Wird das Budget erreicht? Was wird aus dem Cashflow? Werden Korrekturmaßnahmen erforderlich? Was müssen wir uns aufs Lager legen und welche Ressourcen müssen wir bereitstellen.  Die meisten dieser Fragen können durch einen Blick auf die Forecast-Zahlen beantwortet werden, aber andere erfordern zusätzliche Hintergrundinformationen. Das betrifft sowohl das Verkaufs- als auch das Marketingmanagement.

Um über geeignete Maßnahmen entscheiden zu können, ist es notwendig, die Hintergründe und Ursachen der Zahlen zu kennen. Wenn beispielsweise die Auftragseingänge für ein Produkt zurückgehen, dann mag es an einem Nachfragerückgang liegen, es kann aber auch auf einen zunehmenden Wettbewerbsdruck zurückzuführen sein. Eine fehlende Kenntnis der ursächlichen Zusammenhänge der Zahlen kann folglich zu erheblichen Fehlentscheidungen führen, die die Dinge im ungünstigen Fall noch verschlimmern.

Das Coachen der eigenen Mannschaft ist eine elementare Führungsaufgabe der Verkaufsleiter.  Um dazu in der Lage zu sein, benötigen sie einen Überblick über die Vorgänge an der „Verkaufsfront“. Dazu muss es ihnen möglich sein, sich von der obersten aggregierten Berichtsebene auf die zum Verständnis nötigen Details auf der Ebene der Vertriebsgebiete und sogar einzelner Opportunities vorzuarbeiten.

Reports dienen aber nicht nur dem Management. Reporting,  richtig angelegt, hilft auch dem einzelnen Verkäufer bei seiner Arbeit. Es ist unmöglich, alle wichtigen Informationen zu allen bearbeiteten Opportunities verfügbar zu haben, ohne sie an irgendeiner Stelle festzuhalten. Nehmen wir an, ein Verkäufer hat 30, 50 oder gar 100 Opportunities in seinem Portfolio. Dann ist es völlig unmöglich diese ohne Protokolle der Interaktionen und die Entwicklung der Zahlen effektiv zu bearbeiten. Wie soll er entscheiden, was wann als Nächstes zu tun ist? Wie soll er planen und Prioritäten setzen?

Ein grundlegendes Problem mit einem großen Teil des Berichtswesens besteht darin, dass es häufig nicht systematisch und zielorientiert entwickelt wurde und deshalb unnötigen Ballast beinhaltet. Das betrifft grundsätzlich alle Unternehmensbereiche und nicht nur den Vertrieb.  Anstatt durch planvolle Gestaltung, entwickelt sich das Berichtswesen häufig über lange Zeiträume, getrieben von jeweils aktuellen Problemstellungen. Berichte, die benötigt wurden, um diese Problemstellungen unter Kontrolle zu bringen, werden auch dann fortgeschrieben, wenn der ursprüngliche Anlass längst entfallen ist. Das kann im Zweifel jahrelang der Fall sein, ohne dass es jemandem Auffällt. Aufgrund dessen, dass über Jahre viele Menschen daran beteiligt waren und es viele Problemstellungen gegeben hat, werden die Berichte zunehmend länger, werden teilweise inkonsistent und büßen ihren Nutzenbeitrag ein.  Die Folge sind Frustrationen auf allen Ebenen.

Ein anderes Problem des Berichtswesens entsteht im Zusammenhang mit „Micro-Management“. Einige Führungskräfte sind überzeugt, dass sie Zugriff auf alle Detailinformationen benötigen, um die Kontrolle über ihren Verantwortungsbereich halten zu können. Das zieht naturgemäß einen erheblichen Mehraufwand für die Verkaufsmitarbeiter nach sich, die diese Informationen bereitstellen müssen. Gleichzeitig wird es den Führungskräften erschwert, das wirklich Wichtige in den Informationsmengen schnell zu erkennen, was sie letztlich daran hindert, wichtige richtungsweisende Entscheidungen zu fällen. Selbstverständlich ist nicht gemeint, dass Manager kein Anrecht auf Detailinformationen hätten, aber sie sollten sie nur dann sehen, wenn sie sie benötigen.

Ein gutes Berichtswesen sollte drei wichtige Kriterien erfüllen, die sich in den folgenden Schlagworten zusammenfassen lassen:

  1. Win-Win
  2. Aussagekraft
  3. Lean

Win-Win heißt, einen Nutzen für alle Beteiligten zu generieren, damit die Verkäufer das ihnen abverlangte Reporting nicht als überflüssige Bürokratie und reine Zeitverschwendung wahrnehmen, die letztlich nur der Kontrolle durch das Management dient.

Die Aussagekraft der bereitgestellten Informationen ist die Grundvoraussetzung für den der Erfolg der aus ihnen abgeleiteten Entscheidungen. Gleichzeitig sind Aussagekraft und Sinnhaftigkeit ein wichtiger Motivationsfaktor beim Erstellen der Berichte.

Und schließlich sollten Berichtswesen lean, also schlank sein. Das bedeutet, dass sie frei von Ballast und auf die wirklich wichtigen Informationen beschränkt sind.

Idealerweise werden jene Informationen, die der Verkäufer im Zuge seiner eigenen Arbeit ohnehin erfasst gleichzeitig für das Management aggregiert, ohne dass allzu viele zusätzliche Reporting-Aufgaben erforderlich sind. Forecasts, Wahrscheinlichkeiten, Interaktionen und wichtige Randinformationen, die im Opportunity Management System, wie z.B. ASPEC, durch den Verkäufer zwecks Erfüllung seiner Aufgaben erfasst werden, stellen gleichzeitig auch dem Management aussagekräftige Informationen zur Verfügung, ohne zusätzliche Arbeit zu verursachen.

Durch die aussagekräftige und schlanke Gestaltung wird das Berichtswesen ein nützliches Tool für alle Beteiligten,  ohne zusätzliche administrative Last. Jeder bekommt die Informationen die er benötigt, ohne dass jemand wertvolle Zeit verschwenden muss.

Keep it lean!